Rechnungsstellung automatisieren: vom Auftrag bis zur e-Factura bei der ANAF

In vielen kleinen Unternehmen sieht die Rechnungsstellung ungefähr so aus: Der Auftrag kommt per Telefon oder WhatsApp, jemand notiert ihn, bei der Lieferung wird die Rechnung von Hand im Programm geschrieben, dann muss sie in e-Factura hochgeladen, geprüft, an den Kunden geschickt und am Monatsende für die Buchhaltung zusammengesucht werden. Jeder Schritt ist klein. Zusammen kosten sie Stunden pro Woche und lassen Raum für Fehler, die Bußgelder nach sich ziehen können.

Die gute Nachricht: Fast diese ganze Kette lässt sich automatisieren. In diesem Leitfaden sehen Sie kurz, welche Pflichten Sie mit RO e-Factura (dem rumänischen E-Rechnungssystem) heute haben, wie ein Ablauf zur Automatisierung der Rechnungsstellung mit e-Factura vom Auftrag bis zum Zahlungseingang aussieht, was sich zu automatisieren lohnt und was beim Menschen bleibt – plus die Fehler, die wir am häufigsten sehen.

Hinweis: Die rechtlichen Informationen unten sind eine Zusammenfassung, zum Zeitpunkt der Erstellung anhand öffentlicher Quellen geprüft. Die Regeln ändern sich häufig, besprechen Sie Ihre konkrete Situation daher mit Ihrer Steuerberaterin oder Ihrem Buchhalter.

Welche Pflichten Sie mit RO e-Factura heute haben

Rechnungen zwischen Unternehmen (B2B)

Rechnungen zwischen in Rumänien ansässigen Steuerpflichtigen werden über das System RO e-Factura übermittelt; die Nichtübermittlung wird seit dem 1. Juli 2024 sanktioniert. Für B2B gibt es eine separate, hohe Sanktion: Wird eine Rechnung nicht über das System übermittelt, beträgt das Bußgeld 15 % des Gesamtwerts der Rechnung. Dieselbe Sanktion von 15 % trifft auch den Käufer, der eine B2B-Rechnung verbucht, die er auf anderem Weg als über RO e-Factura erhalten hat.

Rechnungen an Privatpersonen (B2C)

Seit dem 1. Januar 2025 müssen gemäß der Eilverordnung OUG Nr. 69/2024 auch Rechnungen an Privatpersonen über RO e-Factura übermittelt werden; Sanktionen gelten seit dem 1. Juli 2025. Ausgenommen sind unter anderem vereinfachte Rechnungen auf Basis des Kassenbons gemäß Art. 319 Abs. (12) des rumänischen Steuergesetzbuchs (Codul fiscal).

Die Übermittlungsfrist

Seit dem 1. Januar 2026 wurde die Übermittlungsfrist durch OUG Nr. 89/2025 von 5 Kalendertagen auf 5 Arbeitstage ab dem Ausstellungsdatum der Rechnung geändert, ohne die im Steuergesetzbuch vorgesehene Ausstellungsfrist zu überschreiten.

Bußgelder bei Nichtübermittlung oder verspäteter Übermittlung

• Großsteuerzahler: zwischen 5.000 und 10.000 Lei;
• mittlere Steuerzahler: zwischen 2.500 und 5.000 Lei;
• sonstige juristische und natürliche Personen: zwischen 1.000 und 2.500 Lei.

Aktuelle Änderungen

Mit dem Gesetz Nr. 88/2026, dessen Bestimmungen seit dem 1. Juni 2026 gelten, wurden einige Kategorien angepasst: So sind etwa natürliche Personen, die steuerlich über die CNP (die persönliche Identifikationsnummer) erfasst sind, nicht mehr zur Nutzung des Systems verpflichtet (für sie wird es optional), und Landwirte als natürliche Personen in der Sonderregelung sind ausgenommen. Wenn Sie mit solchen Partnern arbeiten, klären Sie mit Ihrer Buchhaltung, wie Sie diese behandeln.

Das praktische Fazit: Jede Rechnung muss rechtzeitig, korrekt und geprüft im System landen. Genau die Art wiederkehrender Aufgabe, bei der ein Mensch ab und zu einen Fehler macht – ein automatisches System nicht.

Wo bei der manuellen Rechnungsstellung Zeit verloren geht

• Daten mehrfach abtippen. Der Auftrag liegt an einem Ort, die Kundendaten an einem anderen, und die Rechnung wird ein drittes Mal geschrieben.
• Falsche Firmendaten. Eine CUI (rumänische Steuernummer) mit einer falschen Ziffer oder eine unvollständige Adresse führen dazu, dass das System die Rechnung ablehnt.
• Status verfolgen. Jemand muss sich im SPV (dem Online-Portal der ANAF) einloggen, um zu sehen, ob die Rechnung validiert wurde oder Fehler hat.
• Lieferantenrechnungen. Sie müssen aus dem System heruntergeladen und an die Buchhaltung geschickt werden.
• Zahlungseingänge. Wer hat gezahlt, wer nicht, wer muss erinnert werden.
• Die Frist von 5 Arbeitstagen. In einer vollen Woche, mit Urlaub oder Feiertagen, ist sie schnell verpasst.

Der automatisierte Ablauf vom Auftrag bis zur e-Factura

So sieht ein vollständiger Ablauf aus, wie wir ihn für kleine Unternehmen bauen. Nicht jedes Unternehmen braucht alle Schritte, aber die Logik ist dieselbe.

1. Der Auftrag landet an einem einzigen Ort. Ob er über die Website, WhatsApp, E-Mail oder Telefon kommt – er landet in der Auftragsverwaltung (CRM, ERP oder auch eine gut strukturierte Tabelle). Ein Chatbot oder ein KI-Sprachagent kann ihn direkt beim Kunden aufnehmen.
2. Die Kundendaten werden automatisch geprüft. Bei Unternehmen ergänzt das System Firmenname und Adresse anhand der CUI aus öffentlichen Quellen, damit nichts von Hand eingetippt wird. Bei Privatpersonen prüft es, ob die Pflichtangaben vollständig sind.
3. Die Rechnung wird zum richtigen Zeitpunkt erstellt. Bei Lieferung, bei Zahlungsbestätigung oder an einem festgelegten Datum für Abonnements erstellt die Automatisierung die Rechnung in Ihrem Rechnungsprogramm – mit den Produkten, Preisen und Mehrwertsteuersätzen aus dem Auftrag.
4. Die Rechnung wird an RO e-Factura übermittelt. Das Rechnungsprogramm sendet die Rechnung ins System, in der Regel direkt nach der Ausstellung und nicht erst am Ende der Woche.
5. Der Status wird automatisch geprüft. Die Automatisierung verfolgt die Antwort des Systems. Ist die Rechnung validiert, wird sie entsprechend markiert. Hat sie Fehler, werden Sie sofort per E-Mail oder WhatsApp mit der Fehlermeldung benachrichtigt, damit Sie sie fristgerecht korrigieren.
6. Der Kunde erhält die Rechnung. Per E-Mail, eventuell mit Zahlungslink, ohne dass jemand sie von Hand anhängen muss.
7. Der Zahlungseingang wird abgeglichen. Sobald die Zahlung auf dem Konto oder beim Zahlungsdienstleister erscheint, wird die Rechnung als bezahlt markiert. Bei offenen Posten verschickt das System höfliche Zahlungserinnerungen nach einem von Ihnen festgelegten Zeitplan.
8. Die Buchhaltung bekommt alles. Ausgestellte Rechnungen, automatisch aus dem System heruntergeladene Lieferantenrechnungen und der Stand der Zahlungseingänge landen in einem Ordner oder einem Monatsbericht – ohne Suchaktionen in letzter Minute.

Was Sie automatisieren und was beim Menschen bleibt

Unsere Regel: Wir automatisieren alles, was sich wiederholt und überprüfbar ist, überlassen steuerliche Entscheidungen und ungewöhnliche Situationen aber den Menschen. Eine Automatisierung ersetzt nicht die Buchhaltung, sondern liefert ihr saubere und vollständige Daten.

Wie das technisch aufgebaut wird

Die meisten Rechnungsprogramme in Rumänien lassen sich mit RO e-Factura verbinden und bieten eine Schnittstelle, über die sie automatisch gesteuert werden können. Wir verbinden diese Bausteine mit n8n, einer Automatisierungsplattform: die Aufträge aus Ihrer Anwendung, das Rechnungsprogramm, E-Mail, WhatsApp und die Bank. Wo freier Text verstanden werden muss, etwa ein per WhatsApp geschriebener Auftrag, setzen wir KI-Agenten auf Basis von Claude ein, die die strukturierten Daten extrahieren und weitergeben.

Die Daten liegen in einer Supabase-Datenbank mit Servern in der EU, und der Zugriff auf Konten und Zertifikate wird streng und mit minimalen Rechten verwaltet. Details finden Sie auf der Seite zur Datensicherheit.

Was es kostet und wann es sich lohnt

Bei Neurotech beginnt eine Prozessautomatisierung bei 1.200 € (Implementierung, zzgl. MwSt.), bezahlt in Raten, die an Liefergegenstände gekoppelt sind. Die monatlichen Kosten für Infrastruktur, Nutzung und Wartung hängen vom Rechnungsvolumen und den Integrationen ab, deshalb schätzen wir sie für Ihren konkreten Fall.

Um zu sehen, ob es sich lohnt, machen Sie eine einfache Rechnung: Wie viele Rechnungen stellen Sie pro Monat aus, wie lange braucht ein Mitarbeiter, um sie zu erstellen, im SPV zu prüfen, zu versenden und den Zahlungseingang zu verfolgen? Rechnen Sie das Bußgeldrisiko für eine nicht rechtzeitig übermittelte Rechnung hinzu. Kommen dabei einige Stunden pro Woche heraus, rechnet sich die Automatisierung meist schnell. Stellen Sie fünf Rechnungen im Monat aus, brauchen Sie sie wahrscheinlich nicht.

Häufige Fehler

• Übermittlung „am Ende der Woche“. Die Frist von 5 Arbeitstagen ist schnell aufgebraucht. Übermitteln Sie direkt nach der Ausstellung.
• Keine Warnung bei Fehlern. Eine abgelehnte Rechnung, die niemand bemerkt, ist praktisch eine nicht übermittelte Rechnung.
• Von Hand eingetippte Kundendaten. Die häufigste Ursache für Ablehnungen. Lassen Sie die Daten automatisch anhand der CUI ergänzen.
• Automatisierung ohne Buchhaltung. Legen Sie gemeinsam mit Ihrer Buchhaltung die Regeln für Stornos, Anzahlungen und Sonderfälle fest, bevor Sie starten.
• Eingangsrechnungen vergessen. Auch Lieferantenrechnungen müssen heruntergeladen werden und bei der Buchhaltung ankommen. Automatisieren Sie auch diesen Teil.

Wenn Sie sehen möchten, wie Ihr automatisierter Rechnungsablauf vom Auftrag bis zur e-Factura und zum Zahlungseingang aussehen würde, werfen Sie einen Blick auf unsere Arbeit im Bereich Automatisierung oder vereinbaren Sie ein kostenloses Gespräch von 30 Minuten. Sie zeigen uns, wie Sie heute Rechnungen stellen, und wir sagen Ihnen, was sich automatisieren lässt.