Software für Bauunternehmen: Angebote, Baustellen und Kunden in einem System

In einem Bauunternehmen sind die Informationen überall verstreut: Das Angebot liegt in einer Excel-Datei auf irgendeinem Laptop, die Baustellenfotos in der WhatsApp-Gruppe, die Kostenvoranschläge in der E-Mail, die Aufmaße in einem Ordner, und was dem Kunden versprochen wurde, weiß nur der Polier. Wenn etwas verloren geht, geht Geld verloren: doppelt bestelltes Material, ein bezahlter Arbeitstag ohne Arbeit, ein nicht abgerechneter Nachtrag.

Eine Software für Bauunternehmen, die auf Ihre Arbeitsweise zugeschnitten ist, kann all das an einem Ort bündeln. Und mit KI obendrauf erledigt sich ein Teil der Büroarbeit von selbst. Unten finden Sie, welche Module zählen, wo KI hilft und wie Sie zwischen einem Standardprogramm und einer individuellen Lösung wählen.

Das eigentliche Problem: nicht fehlende Aufträge, sondern fehlende Ordnung

Die meisten kleinen und mittleren Bauunternehmen haben kein Auftragsproblem. Sie haben ein Koordinationsproblem. Einige Anzeichen:

• Angebote gehen schleppend raus, weil jedes bei null kalkuliert wird.
• Sie wissen erst nach Projektende genau, wie viel Sie verdient haben, und manchmal nicht einmal dann.
• Kunden rufen an und fragen, wie weit die Arbeiten sind.
• Materialbelege kommen mit Wochen Verspätung im Büro an.
• Nachträge werden mündlich besprochen und bei der Abrechnung vergessen.

Eine gute Software für Bauunternehmen löst zuerst diese Dinge. Spektakuläre Funktionen kommen danach.

Die Module, die Sie tatsächlich brauchen

Angebote und Kostenvoranschläge

Ein Leistungskatalog mit Einheitspreisen (Lohn, Material, Geräte), aus dem Sie das Angebot durch Auswahl zusammenstellen, statt es aus dem Angebot vom Vorjahr zu kopieren. Ändert sich ein Materialpreis, ändern Sie ihn einmal. Das Angebot wird als PDF mit Ihrem Briefkopf erstellt, und sein Status (verschickt, in Verhandlung, angenommen, verloren) ist jederzeit sichtbar.

Projekte und Baustellen

Jedes Projekt hat seinen eigenen Platz: Kunde, Adresse, angenommenes Angebot, Team, Zeitplan, Dokumente, Fotos, offene Probleme. Jeder im Unternehmen sieht dieselben Informationen.

Tägliche Berichte von der Baustelle

Der Polier schickt am Ende des Tages per Handy: was gearbeitet wurde, wer auf der Baustelle war, welches Material verbraucht wurde, Fotos, Probleme. Ohne komplizierte Formulare. Es kann sogar eine WhatsApp-Sprachnachricht sein, die das System in einen strukturierten Bericht umwandelt.

Material und Einkauf

Materialanforderungen von der Baustelle landen in einer zentralen Liste, mit zugeordnetem Projekt. Sie sehen, was bestellt, was geliefert und auf welchem Projekt es verbraucht wurde. Fotografierte Belege werden automatisch ausgelesen und dem Projekt zugeordnet.

Nachträge

Jede vom Kunden gewünschte Änderung wird sofort erfasst, mit geschätztem Preis und Zustimmung des Kunden. Am Ende bleibt nichts unabgerechnet, nur weil „am Telefon darüber gesprochen wurde“.

Aufmaße und Rechnungsstellung

Aus den Tagesberichten und dem Angebot werden die Aufmaße bzw. Leistungsnachweise vorbereitet. Die Rechnungsstellung bleibt in Ihrem Rechnungsprogramm und im RO e-Factura-Ablauf (dem rumänischen E-Rechnungssystem), über den Rechnungen zwischen Unternehmen in Rumänien übermittelt werden müssen, abgestimmt mit Ihrem Steuerberater.

Rentabilität pro Projekt

Angeboten versus ausgeführt: Lohn, Material, Subunternehmer. Sie sehen während der Arbeiten, nicht erst am Ende, ob ein Projekt anfängt, Geld zu verlieren.

Ein gewöhnlicher Tag mit einem eingespielten System

Damit Sie den Unterschied konkret sehen, so sieht ein Tag in einem Renovierungsbetrieb mit drei Teams im Einsatz aus:

1. 7:30. Jeder Polier sieht auf dem Handy das Projekt des Tages, die Adresse, die Arbeitsliste und das Material, das ankommen muss.
2. 10:00. Ein Neukunde schreibt per WhatsApp wegen eines Dachgeschossausbaus. Der Chatbot fragt die Details und einige Fotos ab und schlägt einen Besichtigungstermin am Donnerstag vor.
3. 12:15. Auf einer Baustelle fehlt Fliesenkleber. Die Materialanforderung wird aus der App verschickt und erscheint beim Einkäufer, mit zugeordnetem Projekt.
4. 14:00. Der Kunde auf einer anderen Baustelle möchte eine zusätzliche Steckdose. Der Polier erfasst sie als Nachtrag mit geschätztem Preis, und der Kunde bestätigt per Nachricht.
5. 18:00. Die Tagesberichte gehen als Sprachnachrichten ein. Abends hat das Büro für jedes Projekt, was gearbeitet wurde, das Material und die Fotos.

Niemand musste jemanden anrufen, um etwas zu erfahren. Und am nächsten Morgen sieht der Geschäftsführer auf einem einzigen Bildschirm den Stand jedes Projekts und wo das Budget überschritten wird.

Wo die KI ins Spiel kommt

Die Software sorgt für Ordnung. Die KI übernimmt die wiederkehrende Arbeit drumherum. Bei Neurotech nutzen wir Claude, das von Anthropic entwickelte KI-Modell, verbunden über Automatisierungen mit der Datenbank des Unternehmens.

• Angebotsanfragen automatisch erfasst. Ein Kunde schreibt auf der Website oder per WhatsApp, dass er ein Bad renovieren möchte. Ein Chatbot fragt nach Fläche, gewünschten Arbeiten und Termin, bittet um einige Fotos und vereinbart einen Besichtigungstermin. Wenn Ihr Mitarbeiter beim Kunden ankommt, hat er bereits alle Daten.
• Berichte aus Sprachnachrichten. Der Polier spricht eine Minute, und die KI zieht heraus, was gearbeitet wurde, welches Material verbraucht wurde und welche Probleme es gab, und trägt es in den Tagesbericht des Projekts ein.
• Belege und Lieferantenrechnungen auslesen. Aus Foto oder PDF werden die Daten extrahiert und dem Projekt zugeordnet.
• Antworten für Kunden. „Wie weit sind wir?“ wird anhand der echten Berichte beantwortet, nicht erst nach einem Anruf beim Bauleiter.
• Die erste Angebotsversion. Auf Basis der Besichtigungsdaten und Ihres Preiskatalogs bereitet die KI einen Entwurf vor, den ein Mensch prüft und anpasst.
• Anrufannahme. Ein KI-Telefonassistent geht ran, wenn alle auf der Baustelle sind, notiert das Anliegen und schickt es ins System.

Standard- oder Individualsoftware?

Wenn Ihr Prozess standardisiert ist und das Team bereit ist, sich anzupassen, kann ein bestehendes Programm reichen. Wenn Sie auf eine spezielle Weise arbeiten, Teams im Einsatz haben, die keine langen Formulare ausfüllen wollen, oder KI direkt an Ihre Daten anbinden möchten, ist eine Individualsoftware sinnvoller.

Was es kostet

Unsere Einstiegspreise für die Umsetzung, ohne MwSt., gezahlt in Raten, die an Lieferergebnisse gekoppelt sind:

• Individuelles ERP/CRM (Angebote, Projekte, Berichte, Material): ab 2.500 €
• Automatisierungen (Berichte aus Sprachnachrichten, Belegerkennung, Benachrichtigungen): ab 1.200 €
• WhatsApp-Chatbot für Angebotsanfragen: ab 800 €
• KI-Telefonassistent: ab 1.500 €

Die monatlichen Kosten (Infrastruktur, Verbrauch, Wartung) hängen von der Zahl der Nutzer, Projekte und Gespräche ab. Die Daten liegen in einer Supabase-Datenbank auf Servern in der Europäischen Union.

Um zu sehen, ob es sich lohnt, notieren Sie: wie viele Stunden pro Woche das Büro mit Angeboten und Berichten verliert, wie viel Material letztes Jahr verloren ging oder doppelt bestellt wurde und wie viele Nachträge nicht abgerechnet wurden. Meist deckt schon ein einziger zurückgewonnener Nachtrag oder ein rechtzeitig verschicktes Angebot einen ordentlichen Teil der Investition.

Wie die Umsetzung in Etappen abläuft

1. Analyse. Wir verfolgen ein echtes Projekt von der Angebotsanfrage bis zur letzten Rechnung und notieren, wo Zeit verloren geht.
2. Erstes Modul. Meist Angebote oder Tagesberichte, je nachdem, wo der Schmerz am größten ist.
3. Test an einem Projekt. Ein Team nutzt das System auf einer echten Baustelle. Wir passen nach dem Feedback an.
4. Ausbau. Wir ergänzen die nächsten Module und die KI darüber.
5. Kurze Schulung. Wenn ein Polier mehr als 15 Minuten braucht, um den Tagesbericht zu verstehen, ist er zu kompliziert.

Fehler, die Sie vermeiden sollten

• Software, die nur fürs Büro gedacht ist. Wenn die Leute auf der Baustelle sie nicht mit schmutzigen Händen am Handy nutzen können, kommen die Daten nicht ins System.
• Alle Module auf einmal. Beginnen Sie mit dem, was am meisten wehtut.
• Ungepflegter Preiskatalog. Automatische Angebote sind nur so gut wie die Preise dahinter.
• KI ohne Kontrolle. Von der KI vorbereitete Angebote und Aufmaße müssen von einem Menschen geprüft werden, bevor sie an den Kunden gehen.

Der nächste Schritt

Möchten Sie sehen, wie Angebote, Baustellen und Kunden Ihres Unternehmens in einem einzigen System aussehen würden? Vereinbaren Sie ein kostenloses 30-minütiges Gespräch. Wir gehen von einem Ihrer echten Projekte aus und sagen Ihnen, wo sich der Einstieg lohnt.